プライベートのLINEを仕事に使うのではなく、LINE WORKSのアプリケーションと専用アカウントを利用し、プライベートとは完全に使い分けます。
それによって、LINEを業務利用するリスクを避けることが可能です。具体的には、操作ミスによる情報流出、退職者への情報漏れ、電話帳からの勝手な友だち登録、乗っ取りからのなりすましなどを防ぐことができます。

ビジネス向け機能が豊富

トークだけでなく、カレンダー、タスク管理、ファイル共有など、ビジネスに必要な機能が搭載されています。

また、外部サービスとの連携や外部のLINEやLINE WORKSともつながることができます。

LINEとLINE WORKSの違い

LINEとLINE WORKSの大きな違いは、アカウント管理とセキュリティ機能の有無です。

LINE WORKSは、会社が管理するツールです。
LINE WORKSのアカウントは、個人用のLINEとは異なり、電話番号と紐付いていません。IDとパスワードは管理者が発行しています。

また、セキュリティに関しても国際認証を取得しており、ビジネスで安心して活用することができます。

その他の違いについては以下の通りです。

機能・項目	個人用LINE	LINE WORKS
利用目的	プライベート・家族・友人	ビジネス・組織内の業務連絡
アカウント管理	個人	会社（管理者がIDを発行）
管理者画面	×	〇
既読機能	既読の数のみ表示	誰が読んだか特定可能
外部連携	＿	ワークフローシステム、SFA（営業支援システム）、CRM（顧客管理システム）、勤怠管理システムなど100種類以上の外部サービス
料金	無料	・無料（ユーザー数30人まで）・有料（月額450円～/人）

LINE WORKSの機能

LINE WORKSの機能をご紹介します。

●トーク
LINEの「トーク」にあたる、個人間、またはグループ内でのメッセージ機能です。
スタンプや音声通話、ビデオ通話もLINE同様に使えます。
LINE WORKSでは、グループのどのメンバーが既読/未読なのかを確認することも可能です。
取引先など、社外のユーザーの個人用LINEやLINE WORKSともつながることができます。
Drive機能でファイルを個人間やグループ内で共有することも可能です。

●掲示板
全社員にお知らせを通知できる機能です。
ユーザーは必要なときに確認できます。プッシュ通知や再通知、必読の設定も可能なので、情報を見落とすことがありません。

全社規定やマニュアル、月次報告などのストック情報を確実に周知できます。
投稿を見たかどうかの確認や、再通知機能も備えています。

●アンケート
様々なシーンに対応した豊富なテンプレートがあらかじめ用意されています。
日程調整から安否確認まで幅広く活用でき、回答結果はグラフで自動集計されるため、結果を一目で確認できます。

●アドレス帳
LINEの「友だち」一覧にあたります。
LINE WORKS内のメンバーを組織ごとに一覧表示するので、名前だけでなく部署名からでも相手を検索できます。

アドレス帳から簡単にトークや通話、グループの作成・管理も行うことができ、効率的に業務を行うことができます。

●カレンダー・タスク
LINE WORKSでは、グループ、またはメンバー間でカレンダーを共有し、スケジュール管理を行えます。
また、トークと連携したタスク管理も可能です。そこで、トークからシームレスにスケジュール管理やタスク管理を行うこともできます。

●Drive
Driveにファイルやデータを保存することで、必要な時にどこからでもPC、モバイル問わず利用できます。
ワンタイムパスワード認証を設定することができるため、外部の人にも安全にファイル共有することができます。

●管理
LINE WORKSは、メンバーの一括管理や通信の暗号化、ログのモニタリングなど、企業に求められる高度な機能を備えています。
管理者は「誰が」「いつ」「誰と」やり取りしたかを把握したり、ファイル送信を制限したりといった細かな権限設定が可能です。

ただし、こうしたセキュリティ設定や日々のID管理（入退社対応）を社内だけで完結させるには、多くの手間と専門知識が必要です。

コネクシオでは、こうした設定の代行や導入後のアカウント情報の更新対応などの運用をサポートしています。管理者の負担を軽減しつつ、安全な環境を維持したい方はお気軽にご相談ください。

なぜ仕事でLINEを使ってはいけないのか

「便利だから」という理由だけで個人用LINEを業務利用していると、以下のような深刻なトラブルを招く恐れがあります。

情報漏洩リスク（退職者問題）

個人用LINEは会社が管理できません。そのため、社員が退職した際、業務上の機密情報や顧客の連絡先が個人の端末に残ることになります。

退職者が顧客情報を競合他社に持ち込むといった事態になっても、会社側は手立てがなく、情報の削除を強制することも困難です。

プライベートと切り分けができない

プライベートな連絡と業務連絡が同じアプリ内に混在することで、様々なトラブルが発生します。

誤送信のリスク

機密情報を誤って友人や別の取引先に送ってしまうなど、会社の信用を損なうミスが発生しやすくなります。

重要な連絡の見落とし

友人との会話や広告の通知に業務連絡が埋もれてしまい、業務遅延の原因となる恐れがあります。

従業員の精神的負担

業務時間外や休日に仕事の電話や連絡が入るため、オン・オフの切り替えができず、従業員が大きなストレスを感じてしまう可能性があります。

トラブル時の対応が不可能

万が一、社内でハラスメントや情報漏洩などのトラブルが発生しても、会社側は個人のLINE履歴を確認することができません。

「言った・言わない」のトラブルになっても証拠を保全できないのです。

LINE WORKSなら、これらの課題をすべて解決できます。
管理者がアカウントを付与・停止できるため、退職時には即座にアクセス権を削除でき、情報の持ち出しを防ぐことが可能です。

また、従業員のやり取りを把握することもできるため、トラブル時もスムーズに対応可能です。

セキュリティとプライベートを守りながら業務効率を上げるために、個人LINEからの脱却をおすすめします。

LINE WORKS活用のポイント

LINE WORKS

LINE WORKSを活用してスムーズに業務を進めるためのポイントは、あらかじめルールを決めておくことです。
ユーザーに負担をかけずにLINE WORKSを活用するには、次のようなルールが必要です。

既読＝了解とし過剰な返信を減らす

既読がつくだけで、メッセージを読んだことがわかります。大人数のトークルームでは、全員で返信をする必要はありません。
返信をしていては、手間がかかるだけでなく、必要な情報が埋もれてしまうからです。

既読がつけば確認済みとみなす
質問や追加情報がある場合のみ返信する

このように「返信しないこと」をポジティブなルールとして定着させましょう。
返信の手間が省け、情報の確認もスムーズになります。

時間外には「既読」もつかないのが普通と考える

スマートフォンアプリである以上、いつでも気軽にメッセージを送れますが、受け手にも生活があります。
「勤務時間外は通知をオフにしてもよい」「時間外のメッセージは翌営業日の対応でOK」というルールを会社として明言しましょう。

24時間の即レス対応を求めない空気が、社員のワークライフバランスを守り、ツールの定着率を高めます。

顧客や取引先には自動応答メッセージを活用する

社内ルールで「時間外対応なし」と決めても、お客様（外部連携先）に対して無視をするのは失礼だと考える場合もあります。

そこで活用したいのが「自動応答メッセージ」機能です。指定した時間帯（夜間や休日）に連絡があった場合、「本日の営業は終了いたしました。翌営業日に順次ご連絡させていただきます」といったメッセージをシステムが自動返信するように設定します。

自動であっても返信があれば失礼にはならず、社員も安心してプライベートな時間を確保できます。

LINE WORKSの活用事例

LINE WORKSの活用

実際に、業務にLINE WORKSを活用している事例を3つご紹介します。

伊藤忠ロジスティクス様　移動時間とコストを削減

伊藤忠グループの総合物流会社である「伊藤忠ロジスティクス株式会社」では、毎月、各営業本部が集合する部課長会議が開催されています。しかし移動にかかる時間やコストが大きな課題でした。また、コロナ禍により3密回避も課題となっています。

そこでLINE WORKSを導入し、ビデオ会議を活用して業務効率化・生産性の向上を図りました。さまざまな場面でビデオ会議を利用することで、コストを大幅に削減し、感染対策にもつながっています。さらに、社員がビデオ会議やチャットを活用するようになり、コミュニケーションも活性化しました。

続きはこちら▶伊藤忠ロジスティクス株式会社様｜「LINE WORKS」のビデオ会議機能で、月一回の部課長会議に関わる移動時間、出張コストを削減！

ヤナセ様　お客様との距離を縮め成約へ

高級輸入車販売の「株式会社ヤナセ」では、顧客とのコミュニケーションが多様化する中で、より迅速で手軽なセキュリティを確保したコミュニケーション方法を探していました。

そこでLINEと連携してトークができるLINE WORKSを導入しました。従来の連絡手段よりも手軽かつ迅速にコミュニケーションできるようになり、お客さまだけでなく、スタッフ同士のコミュニケーションも活性化しています。また連絡手段のセキュリティも確保でき、安全にコミュニケーションができています。

続きはこちら▶株式会社ヤナセ様｜LINEで連絡したいお客様の要望をセキュアな環境で実現し、営業活動のリードタイムを短縮！

東京国際埠頭様　円滑な情報共有を実現

港湾運送事業を行う「東京国際埠頭株式会社」では、社内の重要情報はグループウェアで共有していましたが、時間がかかること、情報の抜け漏れが発生することが課題でした。また現場の作業員と事務所の職員とのコミュニケーションは電話で行っていましたが、確実性が低く、作業中断やミスもよく発生していたのです。

そこでLINE WORKSを導入し、生産性の向上とミスの削減を実現しました。LINEならではのリアルタイム性と、テキストや画像による抜け漏れない情報共有により、現場から社長までスムーズに情報共有が可能になったのです。

続きはこちら▶東京国際埠頭株式会社様｜LINE WORKSで現場から経営トップまでの円滑な情報共有を実現

まとめ

LINE WORKSは、個人利用のLINEとインターフェースが似ており、機能や使用感にも近いものがあります。しかし個人用のLINEとはアプリケーションやアカウントが分けられており、ビジネスに必要な機能やセキュリティ対策も用意されているので、企業で利用するのにはこちらがおすすめです。

また、LINE WORKSは企業内でのコミュニケーションだけでなく、外部のユーザーともやり取りして、業務効率化に役立てることができます。

しかし、ビジネスで安全に使い続けるためには、セキュリティ設定の維持や、社員からの「使い方がわからない」といった問い合わせ対応など、導入後の「運用体制」が重要になります。

コネクシオでは、導入時の初期設定代行はもちろん、導入後のアカウント管理や社員からの問い合わせ対応を含む運用サポートを提供しています。

「ツールは導入したいが、管理の手間は増やしたくない」という管理者様は、ぜひお気軽にコネクシオへご相談ください。

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