建設・産業用電線ケーブルの販売を主軸事業としている株式会社プロテリアルトレーディング様。
オフィス移転をきっかけに固定電話のクラウド化、スマホ導入を実施し、完全フリーアドレス化を実現しました。
当時の状況や、クラウドPBX導入時に重視していた点、導入後の効果について、人事・労務など総務全般を担当している狩野様にお話を伺いました。

• 機能　テレワーク環境でもオフィスの電話にリアルタイムで対応すること
• 時間　本社移転までの約3ヶ月間で、電話環境をクラウド化すること
• ノウハウ　従来のオンプレ型の機能を損なうことなくクラウドPBXへ切り替えること

• 機能　いつでもどこでも社員のスマホからオフィスの電話を利用できるクラウドPBXの導入
• 時間　短納期対応を実現する050番号の導入とニーズをとらえた先回り提案
• ノウハウ　オンプレ型と同等以上の電話運用ができる環境設計と導入までの構築サポート

• 機能　出社しなくても、従業員のスマホから電話発着が可能に
• 時間　本社移転前にクラウドPBXの運用を開始することで移転後のトラブルを最小限に
• ノウハウ　事務スタッフにスマホを配備しても、電話設備にかかるランニングコストを低減

導入サービス・製品
Arcstar Smart PBX、スマホ

コネクシオの担当範囲

• ガラケーからスマホへ約30台契約変更
• オンプレPBXのクラウド化に伴う構築設計～導入支援

総務部　部長　狩野 晋平様

本社移転に伴いオフィス面積が1/3に縮小。固定電話の見直しが必要に。

―――当時の状況について教えてください。

2022年5月に、品川から豊洲へ本社移転をすることが決定しました。

オフィス面積は移転前と比べて1/3になるため、固定電話を廃止してフリーアドレス化しようという話で進んでいたのですが、最終的に方向性が固まったのは2021年の年末。そこから準備が始まりました。

―――どのような問題を抱えていましたか？

主に2つあります。

1つ目は、本社移転までとにかく時間がない、ということですね。
固定回線の構築について、構成案検討～完成まで通常4,5ヶ月かかると言われています。それを、約3ヶ月でやらなきゃいけない。急ピッチで進める必要がありました。

2つ目は、電話対応についてです。
当時の出社率は20~40%で、固定電話の運用が正直うまくいっていませんでした。
会社に人がいないので、その場で電話をとるのが難しかったんですよね。「現在テレワークを進めており～」のような自動音声アナウンスで対応していました。

「電話　クラウドサービス」とネットで調べるといくつかヒットしたので、あとはコネクシオに相談すれば何かしら提案してくれるかな、と思い営業さんへ連絡しました。
端末を中心とした通信系は以前からコネクシオにお願いしていたので、こういった状況でも良い解決策を提案してくれるだろうと期待していました。

―――コロナ禍で出社率が20~40%になり、出社して電話対応する運用がうまくいっていなかった。ちょうどそのタイミングに、本社移転が重なったのですね。そこで、端末を中心としたソリューションに知見を持つ、コネクシオにご相談いただいたということですね。

クラウドPBX導入後も、コストを抑えながら今まで通りの電話運用を実現したい。

―――導入を進めていくにあたり、特にどのようなことを重視していましたか？

特に重視していたことは2つありました。
1つ目は、オフィスの電話として必要な機能を問題なく利用できるか、ということです。
具体的には、グループごとの一斉着信や代理応答、転送機能、代表番号による発番通知、時間外応答などです。
建設現場って、電話やメール、FAXがまだまだ主流なのです。電話が頻繁にかかってくるので、PBXを置かなくても、今まで通りの電話運用ができるか？ということは一番重視していました。

2つ目は、ランニングコストですね。
今までと同等か、それ以下に抑えたいと思っていました。

これらの点を抑えつつ、短納期で対応いただきたい、という要望をお伝えしていました。

レスポンスのはやさと先回りした提案で、約3ヶ月でクラウドPBX＋スマホ導入に対応！

―――オフィスの電話として必要な機能を問題なく使えるか、ランニングコストを抑えられるか。そしてそれらを約3ヶ月で対応できるかということを重視されていたのですね。ご要望に対して、コネクシオからの提案はどうでしたか？

全て希望通りの提案をしてくれました。

時間がなかったこともあり、たくさんの選択肢を出してもらうというよりは「この構成がおすすめです！」という提案を事前に準備してくれていたんですよね。
それが、私たちのニーズと完全にマッチしていました。なので、打ち合わせ回数も数回に抑えてスピーディに進めることができました。先回りしてわたしたちのニーズをくみ取った提案をしてくれたおかげで、トントン拍子で進んでいきました。

―――スピード感を持って導入を進めることができたんですね。導入における決め手はありましたか？

いろいろあるのですが、決め手としてあげるなら3点ですね。

1. 営業担当のレスポンスが非常にはやく、細やかにサポートしてくれたこと
2. いただいた提案で導入後のイメージができたこと
3. ベンダーさんとの調整や導入に伴う諸手続きを私たちに代わって柔軟に対応してくれたこと

これら3点から、安心・信頼してお任せすることができました。

―――コネクシオに頼んで良かった、と思うエピソードがあれば教えてください。

クラウドPBX導入に伴って、従業員が所持している端末のスマホ化もあわせて対応してもらえたことは、コネクシオならではの強みだなと思っています。

弊社は元々営業担当のみスマホを所持していて、事務スタッフはガラケーを使っていました。
クラウドPBXを導入するとなると、専用のアプリを入れなきゃいけない。
最初はパソコンで対応しようとしていましたが、働いている場所のネットワーク環境に左右されて安定して使うことが難しいということで、思い切って全員スマホ化することに決定しました。

当時は半導体不足もあり、スマホの確保が難しかったはず。そういった状況下でも希望台数をきちんと確保して、しかもオフィス移転の1ヶ月前にはスマホを配布できる状態にしてくれました。
そのおかげで、余裕を持って従業員に対してPBXアプリのレクチャーや説明会を実施することができました。
オフィス移転直後に説明するとなると、ばたばたして全体のトラブルにもつながりかねなかったと思います。移転前にこの辺が手離れしていたので、安心して使い始めることができました。

電話のランニングコストを低減！クラウドPBX＋スマホ導入による効果とは。

―――現在のご利用状況、社内からの評価はいかがですか？

利用状況については、問題なく各自のスマホで電話を取ることができています。

電話って当たり前に使えるものだと思われているので、当初はちょっとしたクレームがくることを想定していました。しかし、途中で通話が途切れたとか、受け渡しが上手くいかないとか、そういった連絡が全然ないのです。
ほとんど苦情が来ないので、どの部署でもうまく運用できているのだと思います。

―――導入後に感じている効果、メリットを教えてください。

効果としては、電話に関わる費用を抑えることができている点ですね。
スマホを導入した分の費用は増えているものの、固定電話のレンタル費用や回線費用がかからなくなったので、結果的にランニングコストをおさえることができています。

あとは、個人的に自動音声アナウンスの録音やスケジュール変更を柔軟にできるようになった点は大きなメリットだと感じています。
今までは土日と祝祭日、就業時間外しか自動音声を登録することができませんでした。
現在は1週間単位で自動音声アナウンスの登録、スケジュール変更をすることができます。お正月やお盆休みなど変則的な休みにも対応できるのでとても便利です。

端末や通信を中心としたソリューションといえばコネクシオ。今後も最適なサービス提案に期待。

―――今後の展望や、実施したいと思っていることがあれば教えてください。

完全フリーアドレス化している拠点は東京本社のみなので、他拠点のフリーアドレス化も時期をみて検討していきたいです。
大阪・名古屋支社は固定電話を数台置いて運用しています。事務スタッフはガラケーを使っているので、フリーアドレス化できたら、あわせてスマホ移行も段階的にやっていきたいです。

―――最後に、今後コネクシオに期待することをお聞かせください。

スマホなどの端末や通信を中心としたソリューションといえばコネクシオだと思っています。
各キャリアさん、ベンダーさんとのつながりを活かしながら、今後も最適なサービス提案をしていただきたいです。通信関係で困ったときには、また相談に乗ってもらえると嬉しいです。

―――今後もご期待に応えることができるよう、お客様視点に立ったサービス提供をしてまいります。貴重なお話ありがとうございました！

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年6月当時のものです。