コミュニケーションツールとしてのPHSに限界があり、スマートフォンの導入を決定した小倉記念病院様。
あわせて院内の情報伝達を確実にするために、LINE WORKSのライセンス300IDを購入したが、当初想定していた以上に運用について決めることが多岐に渡り、院内で完結させるのは難しいと判断。
そこで、コネクシオへ相談し、LINE WORKS初期構築パックの導入を決定。

当時抱えていた課題や、LINE WORKS初期構築パック導入の決め手を伺った。

• 医師、看護師、事務員間で情報を確実に届ける仕組みを整えたい

• 院内リソースが枯渇している状況の中、LINE WORKS導入から約2ヶ月で運用を開始させる必要があった
• 院内に知見がない中で、セキュリティポリシーに則り適切な利用者登録やルール設定を行う必要があった

• お客様のご利用環境とご要望に合わせたLINE WORKS初期構築パックをコネクシオよりご提案

• 他社のLINE WORKS導入支援ノウハウを活かして、短期間で利用者登録やルール設定を実施

• セキュリティの観点と導入後の利用者の"連絡しやすさ"を重視しながら徹底的にヒアリングし、最適なご利用環境を構築

導入前に直面した、ツール導入に伴う“決めなければいけないことの多さ"

ーーーLINE WORKS導入前の状況について教えてください。

「コミュニケーションツールとしてのPHSに限界があり、医師を中心に300台のスマートフォンを導入しました。
あわせて、ビジネスチャットツール「LINE WORKS」の導入を決めました。院内で確実に情報伝達できる仕組みを整えるためです。
今までは、大事な情報は院内のホワイトボードに記載して見に来てもらうようにしていました。交代勤務制なので、きちんと情報が伝わっているかわからない、素早く共有するのが難しい、いちいち見に行くのに手間がかかるという状況でした。」

ーーー素早く、関係者全員に、確実に情報伝達するためにLINE WORKSを導入したということですね。

「そうです。
職員の入れ替わりが多い4月にはLINE WORKS運用を開始したいと思っていました。スマートフォン300台が1月に届いたため、約2ヶ月でLINE WORKSの初期設定を完了させる必要がありました。」

ーーー2カ月という限られた期間で、300台分のLINE WORKS初期設定を完了させなければならない状況だったのですね。他に課題や懸念点はありましたか？

「病院という性質上、患者様の情報などかなりセンシティブなものを扱っているため、日々の個人情報の取り扱いには最大限の配慮が必要です。
今まではPHSで院内のみの利用に留まっていましたが、スマートフォンに切り替えることで院外にも情報を持ち出せるので、セキュリティ面はかなり気にしていました。
しかし、いざLINE WORKSの利用者登録やルール設定をしようにも不明点が多く、2ヶ月で完結させるのは難しいと感じたため、さまざまな企業への運用の知見を持つコネクシオさんに相談しました。」

LINE WORKS初期構築支援実績を豊富に持つコネクシオへ相談

ーーーコネクシオからの提案はどうでしたか？

「LINE WORKSをこう使いたい、という要望に対して、的確なご提案をいただけました。
グループトークを作成するにも病院がつくるグループと、職員が自主的につくるグループがあり複雑だと感じていましたが、そういった点を簡単にわかりやすく教えてくれました。
また、組織をつくるうえでもアドバイスをいただけたので、考え方をまとめやすかったです。」

ーーーどの課の医師グループを作成するかなど、連絡をとりやすいグループ作りのヒアリングとご提案があったということですね。最終的な導入の決め手について教えてください。

「冒頭でもお伝えしましたが、2ヶ月という限られた期間でLINE WORKSを導入したい、でも何から始めたら良いかわからないと困っていた時に、初期構築のノウハウを持つコネクシオさんがわかりやすく提案してくれたためです。
情報伝達については、ホワイトボードの写真を撮ってグループに投稿する、LINE WORKS掲示板機能を使って全体周知を行う、など具体的な活用方法を教えてくれました。
その後の運用を含めた課題解決方法も提案してくれたので、安心してお任せすることができました。

他企業からの紹介でコネクシオさんを知りましたが、LINE WORKSの初期構築を支援してくれる企業はなかなかないと思うので、この機会に知ることができて良かったです。」

300IDのLINE WORKS導入を終えて

ーーーコネクシオに期待することと、今後の展望を教えてください。

「LINE WORKSを活用していくにあたり、今後もいろいろと不明点がでてくると思います。
職員にいきわたった後も、トラブルや使い方の質問がでてくると思うので、導入後も引き続きご支援いただきたいです。
また、病院としては電子カルテの利用頻度が一番高いので、セキュリティ面を汲みながら、LINE WORKSとどうつなげていくかについても将来的には考えていきたいです。 」

ーーー初期設定についてはスピード感とセキュリティを重視しながら行いつつ、導入後に発生するトラブルやFAQにもこたえていってほしいということですね。

小倉記念病院様では、LINE WORKS導入後、管理者様の質問にお答えする「LINE WORKSヘルプデスクサービス」も7月からご契約いただく予定です。
今後どのように運用・活用されていくか楽しみですね。

インタビューにご協力くださりありがとうございました！