はじめに
業務を円滑に行うため、従業員へ社用携帯を支給している企業は少なくありません。一方で、企業によって各端末を確実に管理しておかなければ、様々なトラブルを引き起こしてしまうリスクが高くなってしまいます。
社用携帯によるトラブルを防止するためにも、社用携帯の管理およびルールの策定は必須です。経営者や担当者のなかには、ルール策定と運用のポイントがわからず、手付かずになっている方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、社用携帯の管理に欠かせないルールの作り方と押さえておきたいポイント、端末管理に欠かせないツールの活用方法について解説します。
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社用携帯の管理ルール策定が必要な理由は？
従業員が社用携帯を私物化してしまうと、コスト面のリスクおよびセキュリティ面のリスクが高くなります。
たとえば社用携帯で動画サイトを利用したりプライベートな通話をしたりすると、業務とは無関係の通信費が膨れ上がるでしょう。また、私用のメールアドレスと連携させるなどして、スパムメールを開いてウイルスに感染してしまえば、端末内に保存された顧客情報が漏洩するといった恐れもあります。
従業員一人ひとりに対策や判断を任せるのではなく、あらかじめ企業側が明確な管理ルールを策定し、私物化によるトラブルリスクを軽減させる必要があるのです。
ルール策定に盛り込むべきポイント
社用携帯のルール策定に取り組む際は、盛り込むべきポイントがいくつかあります。モラル面への配慮もしつつ、トラブルを防ぐために以下のポイントをおさえておきましょう。
私的利用の禁止
私的利用を禁ずる、端末は丁寧かつ慎重に扱うなど、私的利用・ずさんな管理を禁止することを明記します。「私的利用の禁止」と記載するだけでは不明瞭な部分も多いため、無断で付加サービスの追加や変更を行わない、私的な連絡をしないなど具体的な例も併記しましょう。
セキュリティ対策の徹底
従業員が軽い気持ちで行った操作が情報漏洩やウイルスの拡散につながるケースもあります。企業としての信頼や経営に打撃を与える可能性も高いため、こちらも忘れずに記載しましょう。
不要なアプリやソフトウェアの利用禁止、送信元のわからないメールは開かずにウイルスチェックを行うなど、従業員が守るべきセキュリティ対策を明記します。
利用状況の確認
ルールを定めたら、しっかりと従業員に浸透しているか、守られているかの確認のため、定期的に担当者が各端末の利用状況を把握する必要があります。
アプリやソフトウェアの利用状況や通話記録の照会など、私的利用が行われていないか確認しましょう。ルールとして記載することで、従業員の私的利用を抑制する効果も期待できます。
紛失などトラブルがあった際の対応
紛失やウイルス感染による情報漏洩など、万が一トラブルが起きてしまった際の対応フローについてもあらかじめ明確化しておくと、対処もスムーズに行えます。また、従業員がルールに従わず重大なトラブルを引き起こした場合は、損害賠償など罰則の検討も必要です。
ルールを守らないことで、企業はもちろん従業員個人にも多大な不利益が生じるケースがあるとあらかじめ確認してもらいましょう。
ルール策定時の注意点
ルールは従業員が無理なく遵守できる内容であることを意識しましょう。以下でルール策定時に注意したいポイントを紹介していきます。
実務とかけ離れた内容になっていないか確認
たとえば営業担当者に「端末の社外持ち出し禁止」の項目を含むルールを提示すると、業務効率化の妨げとなります。「使用は営業時間中に限る」とした場合も、実態に合っていなければ遵守が困難です。
このように実務とかけ離れたルールを策定しないよう、現場の声に配慮しつつ内容を決めていきましょう。
部署間や個人間で不公平な内容になっていないか確認
実務との整合性をとるために、部署間や個人間で公平性に欠けるルールを策定しないよう注意しましょう。特定の部署の意見のみを反映するのではなく、なるべく端末を利用する部署すべてに話を聞き、誰が見ても納得感のある内容にまとめる必要があります。
定期的な見直しとブラッシュアップが必要
社会情勢の変化や経営方針の転換にも対応できるよう、策定したルールは定期的な見直しとブラッシュアップが重要です。たとえばリモートワークを取り入れる場合は、自宅やサテライトオフィスなどでの業務を想定したルールが求められます。
従業員にルールを守ってもらう意識を醸成する
策定したルールの重要性について、従業員に理解してもらう場を設けましょう。従業員自身が必要性を感じるよう、どのような目的で策定されたルールなのか、守ることのメリットと守らなかった場合のリスクやデメリットを解説すると一人ひとりの意識も向上します。
煩雑になりやすい端末管理をサポートする「マネージドモバイルサービス」
社用携帯の管理は、利用状況の確認や紛失時の対応はもちろん、アプリやOSの更新など保守業務も担わなくてはなりません。業務内容が幅広く煩雑になりやすいため、社用携帯の管理業務は端末管理をサポートしてくれる「マネージドモバイルサービス」の活用がおすすめです。
マネージドモバイルサービスは、コネクシオが提供する、端末導入・管理のための支援サービスです。10年以上かつ200社を超える運用実績とノウハウを保有し、とくに注意しなくてはならないセキュリティ面のポリシー策定なども行います。
丁寧なヒアリングで企業の課題を整理し、様々な条件から最適なソリューションツールを提案する仕組みです。安心して社用携帯を利用できるよう、導入前の初期設定を含めて主に以下のサポートを行っています。
導入前
- 運用設計
- MDMなどの管理、運用体制の構築
- セキュリティ面のポリシー策定
- 端末や導入サービスの選定、調達
導入時
- モバイル端末の各種設定
- アプリのインストールや利用制限の設定
- 資産管理シールの貼付や付属品管理
- 従業員へのトレーニング
導入後
- 新規端末の調達
- 故障対応
- 紛失対応
- 従業員からの問い合わせサポート
代理店などを通じて社用携帯を導入した場合、数百・数千台の端末の初期設定や、故障、紛失時の対応を自社担当者が行う必要があり、管理が煩雑になってしまいます。マネージドモバイルサービスの活用によって、担当者の日常業務を圧迫せずに社用携帯の円滑な運用が可能になるのです。
【事例】「マネージドモバイルサービス」でスマートフォンを大規模導入
実際にマネージドモバイルサービスをご利用いただいている2社の事例を紹介します。
アステラス製薬株式会社
アステラス製薬株式会社は、世界70ヶ国以上で導入されている各種医薬品の研究開発を行う会社です。研究拠点は日本だけではなく世界各地にあり、グローバル製薬会社として活躍し続けています。
課題
もともと2年ごとにモバイル端末を変えていたアステラス製薬株式会社は、従来社内携帯として使用していたフィーチャーフォンからスマートフォンへの移行を見越して、従業員へのスマートフォン導入を決定しました。
一方でフィーチャーフォンとは異なるセキュリティ対策の問題などが導入ハードルを高くしており、一度に5,000台以上の端末を導入して従業員に浸透させるのは困難でした。
対策と結果
まずは役員と一部の従業員のみにトライアル導入したうえで、マニュアルの改善点や要望などをアンケート調査し、5,000台の本格導入に踏み切りました。
本格導入時にはマネージドモバイルサービスを利用。従業員が誤って端末のデータを消去してしまうトラブルが発生した際も、端末の初期設定時に作成していた自動設定ツールの活用で即座に復旧するなど、スピーディーな対応が可能になっています。
また、運用開始後は従業員数千名分のログをコネクシオからアステラス製薬社に毎月提出。不要なアプリを入れていたりパケット量が多すぎたりする従業員に指導を行い、適性な利用促進を実現できています。
事例詳細については、こちらをご覧ください。
タキロンシーアイ株式会社
タキロンシーアイ株式会社は、あらゆる建材や結束資材、熱収縮フィルムなど合成樹脂製品の製造・加工を幅広く手掛ける企業です。コロナ禍で社外でのメールチェックや添付ファイル閲覧が必要になる場面が増えたことで、従業員間でフィーチャーフォンからスマートフォンへの切り替え要望が強くなっていました。
課題
コロナ禍でオンライン商談が増加したことで、外出先や自宅からスピーディーな顧客対応を行いたいとの声が大きくなった同社。従業員の要望を受け、これまで導入していたフィーチャーフォンからスマートフォンへの切り替えを決定しました。
一方で、600台以上にのぼる端末の管理、運用を行う担当者の業務負担や、セキュリティ面でのリスク増加が懸念点でした。
対策と結果
導入から運用、トラブル時のサポートまで一貫して行うマネージドモバイルサービスの利用で、スムーズな導入、運用およびセキュリティ対策を実現しています。
たとえば端末に不具合が生じた際は、これまで総務部が一次対応を行っていましたが、これをコネクシオのヘルプデスクに一任。担当者の負担が減り、業務効率が向上しました。
またセキュリティ面では、従業員が不審なアプリをインストールすることのないよう、あらかじめ安全性が確認されたアプリのみをリストアップするホワイトリスト方式を採用しました。リスト上にないアプリのインストールを禁止しているので従業員も理解しやすく、セキュリティリスクの逓減に成功しています。
事例詳細については、こちらをご覧ください。
従業員と企業を守るルール策定を行いましょう
リモートワークの普及もあり社用携帯の需要が増加する一方で、セキュリティ面や私物化などの懸念を抱えている企業は少なくないでしょう。トラブルを可能な限り排除した状態で社用携帯を管理・運用するためには、ルールの策定が必須です。
何から手を付ければ良いか分からないときや、担当者がおらず導入が進まないというときは、導入から端末調整、運用サポートまで一貫して行うマネージドモバイルサービスの活用がおすすめです。
コネクシオは丁寧なヒアリングによって根本的な課題を洗い出し、最適なツールの選定、導入から実際の運用までトータルでサポートします。ぜひご相談ください。
