新型コロナウイルス感染拡大に伴い、多くの企業がテレワークを導入し、ニューノーマルな働き方への模索を進めています。一方で、テレワーク導入には様々な課題が多いのも事実。たとえばコミュニケーション一つを考えてみても、ビジネスメールやチャットでは、顔が見えないため認識齟齬が発生しやすいといえます。

そこで本記事では、テレワークにおけるコミュニケーション不足の課題解決に向けた考え方や対応施策、具体事例についてご紹介します。

2020年10月にサイボウズチームワーク総研が発表した「テレワークのコミュニケーション」調査では、調査対象約3,000名の半数以上が在宅勤務に置いて「職場の人とのコミュニケーションがしにくい」と回答しています。

また、職場の人と 「業務に直接関わらない雑談、ランチ、コミュニケーション」をどの程度行っているかについては、「0分」が42.4%、「30分未満」が45.0%となりました。

テレワーク環境下において従業員間のコミュニケーション機会が激減しており、課題が顕在化していることがわかります。

参考：サイボウズ チームワーク総研「テレワークのコミュニケーション調査」

このようなコミュニケーション不足によって、具体的にどのような問題が起こってしまうのでしょうか。以下に挙げる4つの問題点について解説していきます。

これまでは休憩中や雑談のタイミングで、周りの従業員から様々な情報が取得できていました。もちろん業務に関わるものばかりではなく、むしろ全く関係のない情報の方が多いですが、その何気ない情報が仕事上の気づきや、新たなアイデアの発想につながる可能性もありました。

テレワークになると、自然と発生していた雑談がほとんどなくなるため、インプットできる情報量の減少は避けられません。結果として、アウトプットのバリエーションが少なくなるなどの影響が出てきてしまいます。

相手の状況が見えないため、オフライン時のように気軽に業務内容の相談ができずトラブルやミスにつながったり、直接聞けばすぐ終わる話をわざわざメールや電話で聞かなければならず時間がかかったりする場合もあるでしょう。やり取りひとつにかかる時間が増加するため、生産性の低下を招きやすくなります。

また、コミュニケーション量が減ることで従業員間で抱えている業務が把握しづらくなり、お互いにフォローしあう雰囲気が薄れやすくなることも問題です。

上司や部下、同僚同士でのコミュニケーションが低下したことで、社内での居場所作りや関係性構築の難易度が上がってしまいました。結果的に、とくにテレワーク開始後に入社した従業員では、会社に属している、会社の一員であるという帰属意識が低下し、早期離職につながりやすくなってしまいます。

従業員間でのコミュニケーションが減り、在宅勤務でこもって仕事をしなければならない環境では、孤独やストレスを感じるシーンが多くなるでしょう。ストレスを感じてもなかなか表に出せない方であれば、内にため込んでしまい心身共に悪影響が出てしまいます。

前述の問題に対する解決方法を見ていきましょう。

自分が現在どのようなタスクを持っており、それはどのような状況なのか、チーム内で共有しあえる場を設定しましょう。定期的に情報共有をすることで、個々が抱えている課題への対応策のアドバイス、早期でのミスやトラブルのキャッチアップなどが可能になります。また、お互いの状況が把握できるため、チーム内で助け合える雰囲気も自然と生まれるでしょう。

お互いの状況を把握するには、定例会のほかGoogleカレンダーをはじめとする予定共有ツールを使うのも効果的です。

テレワーク下だからこそ、会話しやすい雰囲気づくりを意識することも大切です。たとえば、オンライン会議前の5分は雑談の時間としたり、オンラインランチ会など社員同士で交流できる場を設けたりすることで、業務以外での雑談がしやすい雰囲気を醸成できるでしょう。

また、ビジネスチャットなどでの会話でも絵文字や記号を使ってマイルドな表現を心がけるなど、従業員一人ひとりの意識が重要です。

コミュニケーションの内容に応じて、オンラインコミュニケーションツールを積極的に活用しましょう。

特定の議題について議論するなどであれば、ウェブ会議でお互いの表情を見ながら話すほうが安心でき、より議論が活発になります。一方で通常の業務連絡やちょっとした雑談では、ビジネスチャットツールが気軽に使えて便利です。スタンプや絵文字の機能を有するツールもあるため、顔の見えないやり取りでも会話の雰囲気を和らげることができます。

関連記事：ビジネスチャットのマナーとは？活用方法や電話・メールとの違いも紹介

ビジネスチャットツールの例として、サービス開始から3年で導入企業10万社以上と拡大を続けている「LINE WORKS」の特徴を解説します。

LINE WORKSとLINE。2つの大きな違いは、組織やチーム運営に役立つビジネスコミュニケーションツール（グループウェア）であるか否かです。

LINEは一般消費者が使う大衆コミュニケーションツールです。 一方でLINE WORKSは、まず管理者が所属する組織用のアカウントを作り、そこにメンバーを招待または追加することで、各機能を使ったコミュニケーションが取れるようになります。

シンプルで便利な機能が多数

LINE WORKSは、無料のフリープランからプレミアムプランまで企業の要望に合わせて様々な使い方を選択可能です。LINEと同じように直感的な操作で、写真や動画はもちろん、WordやExcel等のドキュメントファイルも簡単に共有でき、ビジネスシーンでも問題なく利用できます。

また、LINE同様スタンプ機能もあるので、テキストコミュニケーションにありがちな冷たい印象を与えない点もメリットといえるでしょう。

ビジネスチャットツールとして唯一、LINEユーザーとやり取りができる

ビジネスチャットとしては唯一、LINEユーザーとのコミュニケーションが可能です。たとえばお客様のLINEアカウントとLINE WORKS上でやり取りができるため、メールほど気負わず、プライベートのLINEアカウントほど気軽でなく、適度な距離を保ちながらコミュニケーションが取れます。

安心のセキュリティ管理レベル

組織情報へのアクセス制限、トーク履歴やアクセスログの閲覧、パスコード強制や遠隔データ削除など、充実した管理とセキュリティ機能が実装されています。

社内の重要な情報や個人情報を扱うことも多いビジネスシーンでの利用に合わせて、LINE WORKSではシステムのセキュリティはもちろん、内部の業務手続きや厳格な権限の統制により、顧客のデータを安全に管理しています。

なお、2021年3月に報道のあった個人情報の取り扱いについて、LINEとLINE WORKSはデータ基盤から完全に分離されているため、LINE株式会社からLINE WORKSのデータに直接アクセスすることはできません。今回の報道に関してLINE WORKSが影響を受ける部分はないとのプレスリリースが発表されています。

緊急時にも安心。BCP対策にも使える

LINE WORKSは、災害発生時の安否確認や一斉連絡にも活用可能です。安否確認方法はトーク、ホーム（掲示板）への投稿、アンケートの3つの機能があるので、使い分けることができます。

最後に、実際にLINE WORKSを使っている企業の導入事例を見ていきましょう。

あすか製薬株式会社では、MR（医薬情報担当者）にiPadと携帯電話、PCを支給していましたが、十分に活用されてない、情報共有が円滑に進まないなどの課題がありました。

そこで、新たな社内コミュニケーションツールとして「LINE WORKS」を導入。面倒な前置きのないやり取りや、既読機能確認による未読者へのリマインドなどが可能となり、MRと営業所内勤者との情報共有も円滑に進められるようになりました。

高級輸入車を販売する株式会社ヤナセでは、多様化する顧客とのコミュニケーションをより迅速に、セキュアに行いたいと考えていました。

そこで、お客様とのコミュニケーションツールとして「LINE WORKS」を導入。電話やメールよりも手軽でスピーディーに意思疎通できる環境ができ、顧客とのコミュニケーション活性化につながりました。 また、従業員間の業務連絡や、全社員への一斉伝達などにも利用することで、組織全体のコミュニケーションも促進されています。

事例詳細については、こちらをご覧ください。

新型コロナウイルス感染症拡大とともに多くの企業が取り入れたテレワークには、メリットも多い反面様々な課題があります。コミュニケーション不足はなかでも大きな課題といえるでしょう。テレワークでもしっかりと齟齬のないコミュニケーションを取るためには、内容に応じた適切なオンラインコミュニケーションをする必要があります。

LINE WORKSは、日常で使っているLINEと同じ操作感で年代やリテラシーに関係なく直感的に使えます。また、テキスト特有の冷たい印象も、スタンプなどの活用で雰囲気を和らげることが可能です。

LINE WORKSのゴールドパートナーであるコネクシオでは、導入時の説明会の実施や定期的な更新作業の支援など、各企業が不安なく運用できるようなサポート体制を整えています。まずは気軽にご相談ください。