【外部トーク連携】LINEとLINE WORKSの連携方法を解説！できること・できないことは？

多くの企業でDXプロジェクトが進む中、従業員同士や顧客とのコミュニケーションを効率化してエンゲージメントを高めるためのビジネスチャットツールの導入が注目されています。

普段多くの方がプライベートで使っているLINEは使い勝手が良く、顧客からも「LINEで連絡が欲しい」との相談を受けるケースもあるでしょう。しかし、LINEはあくまで個人利用を想定したものなので、業務で利用するにはセキュリティ等の管理機能が不足しています。そのため、会社としてのLINEの利用がNGの企業も多いのが実態です。

そんな悩みを解決するのがLINE WORKSです。
LINE WORKSはそのLINEライクなUI/UXに加えて、ビジネスに適した安全・安心なセキュリティ、豊富な連携機能を用意していることから、近年特に注目度が高まっているサービスと言えます。

本記事では、LINE WORKSの機能の中でも「LINEとの連携機能」（外部トーク連携機能）について解説します。

LINE WORKSとは、仕事でも安心して利用できる「ビジネス版LINE」です。

個人向けのLINEを業務で利用すると、情報漏えいや退職時の顧客持ち出しといった重大なリスクがあります。
しかし、LINE WORKSであればセキュリティや管理者機能が強化されているため、こうした問題を解決できます。

プライベートと仕事を明確に分け、セキュリティを守りながらもLINEの利便性を享受できるでしょう。
具体的な違いは以下の表をご覧ください。

このように、LINE WORKSには企業向けの管理機能が充実しています。

一方で管理者側でのユーザー登録・更新やセキュリティ設定について、「どのように設定したらよいかわからない」と不安を覚える方もいらっしゃるかもしれません。

コネクシオでは導入時の初期構築代行や、人事異動の際の権限更新といった運用のサポートも実施していますので、お困りの方はご相談ください。

画像出典：https://line.worksmobile.com/jp/blog/staff/lwug20200728/

LINE WORKSには、「外部トーク連携機能」と呼ばれる、LINEや外部のLINE WORKSとつながることができる機能が用意されています。

顧客のLINEアカウントと直接トークすることができるため、担当者はプライベートのアカウントを教える必要なくスムーズに顧客とのコミュニケーションをとることができます。

また、LINE WORKSユーザーであれば社内外関係なくトークすることもでき、一つの画面でLINEとLINE WORKSの両システムの登録アカウントとのトークを管理できるようになります。

なお、本記事では主にLINE連携について解説していきます。

LINE WORKSとLINEを連携させることのメリットとしては、大きく2点挙げられます。

①LINEと「直接」やりとりができる

LINE WORKSはLINEと連携することができる唯一のビジネスチャットサービスです。
LINEと「直接」やりとりができる点が、LINE WORKSの外部トーク連携機能を使う最大のメリットだと言えます。
例えば、専門アプリでやりとりをする場合は、相手側にアプリインストールやID登録の必要が発生しますが、LINE WORKSであればその手間がありません。

日本国内で一般的に利用されているLINEを、ビジネスの場でそのまま活用できる点は最大のメリットです。

②顧客とのコミュニケーションの円滑化と業務効率化の実現

LINE WORKSであれば、LINEを使う様々なユーザーと直接やりとりができるようになるため、顧客とのコミュニケーションスピードがあがります。

顧客へのパーソナルな営業や店舗のリピーター予約といった、様々なコミュニケーション施策として活用することができるでしょう。

ビジネスにおいて連絡がつかないことや、返信の遅さは機会損失につながります。
メールは見落とされがちですが、LINEであれば顧客が日常的に利用しているケースが多いため、通知に気づきやすく気軽に返信することが可能です。
既読機能により相手の確認状況もわかるため、追加で連絡をすべきかどうかの判断もしやすくなるでしょう。

具体的な利用シーンを紹介します。

製薬会社MRと医師のコミュニケーションに

MRから医師への面会のアポイント調整や、情報の共有、Web講演会の案内などに活用できます。
多忙な医師にとって、電話対応やメールチェックは大きな負担になります。

しかし、プライベートで使い慣れたLINEであれば、移動中や休憩の合間に確認・返信が可能です。

電話をするほどではない、ちょっとした連絡も気軽に行えるようになり、医師との接触頻度と関係値の向上につながるでしょう。

採用担当と就職活動中の学生のコミュニケーションに

メールをあまり使わない学生との連絡手段としても有効です。
学生にとってはメールよりも使い慣れたLINEでの連絡の方が、スムーズに返信しやすいと考えられます。
具体的には面接日程の調整や、合否連絡、内定者フォローといった活用ができるでしょう。

また、メールよりも心理的なハードルが低いため、気軽な質問も可能となります。
学生の不安を解消し、内定承諾率の向上や辞退防止にもつながるでしょう。

上記のように、相手にとって負担の少ないツールであるLINEに合わせることで、心理的なハードルを下げることが可能です。

結果として、相手との意思疎通までにかかる時間が減り、顧客満足度の向上や業務効率化を実現できます。

続いては、外部トーク連携機能でできることとできないことについて、それぞれご紹介します。

できること

LINE WORKSからLINEに向けてできることとしては、以下の項目が挙げられます。

• テキストメッセージ送信（既読・未読表示）
• スタンプ送信
• 画像・動画・ファイルの送信
• カメラからの写真・動画の送信
• Drive内の画像・動画・ファイルの送信
• 端末内のファイル・連絡先送信
• 位置情報の共有
• ボイスメッセージの送信
• アンケートの送信
• 監査機能によるログの監視

また、LINEからLINE WORKSに向けてできることとしては、以下の項目が挙げられます。
具体的には、アンケートの送信と監査機能によるログの監視がなくなります。

• テキストメッセージ送信（既読・未読表示）
• スタンプ送信
• 画像・動画・ファイルの送信
• カメラからの写真・動画の送信
• Keep内の画像・動画・ファイルの送信
• 端末内のファイル・連絡先送信
• 位置情報の共有
• ボイスメッセージの送信

できないこと

LINE WORKSからLINEに向けてできないこととしては、以下の項目が挙げられます。

• 音声通話
• ビデオ通話
• 画面共有
• LINE WORKSグループ機能
• 通訳機能

また、LINEからLINE WORKSに向けてできないこととしては、以下の項目が挙げられます。

• 音声通話
• ビデオ通話
• LINE Pay
• LINEの連絡先情報
• ノート
• LINEのみのサービス

次に、LINE WORKSとLINEの連携方法を見ていきましょう。大きくは2ステップです。

①管理者の外部トーク連携機能を有効にする

LINE WORKSには管理者アカウントとメンバーアカウントがあり、管理者アカウントでは、LINE WORKSのユーザー登録を行うことができる他、外部トーク連携機能のON/OFFも設定できます。

まずは管理者権限のユーザーから、外部トーク連携機能を有効にしてもらい、LINEと連携できる設定に変更してもらいましょう。

管理者画面の左側のメニューから［サービス］＞［トーク］＞［外部ユーザーとのトーク］から設定が可能です。

「特定の部署だけ連携を許可したい」「ファイル送信は禁止したい」といったセキュリティ制御もできます。

②連携（スマホアプリから連携の場合）

続いては、社外のLINEユーザーとの連携です。

スマホアプリから連携を進める場合は、マイプロフィール画面のトップ画面右下にある「・・・」ボタンをタップしたあとに、「自分のQRコード」「自分のトークID」「招待用リンク」のいずれかから連携を進めましょう。

②連携（パソコンのブラウザからの場合）

パソコンから連携を進める場合は、トーク画面の左下にある「環境設定」ボタンをクリックし、そこから「自分のQRコード」「自分のトークID」「招待用リンク」「LINE WORKSアドレス帳に追加」のいずれかから連携を進めましょう。

連携方法は以上となります。
非常にシンプルではありますが、企業として安全に運用するためには、自社のポリシーに合わせたルール作りが重要です。

自社に最適な設定値に悩まれる管理者様のために、コネクシオでは最適な設定構築支援や運用のサポートも実施していますのでお気軽にご相談ください。

LINE WORKSは多様な現場のメンバーに活用してもらうからこそ、セキュリティ対策も必須です。
具体的には以下の機能が提供されています。

• パスワード設定、閲覧権限など
• トーク内容の管理者アカウントでの監視
• 各アカウントへのアクセス状況の確認
• 退職者対応としてのアカウント削除 等

特に最後に記載した、退職者対応としてのアカウント削除は、経営者や管理者が注意すべき項目です。

個人のLINEで業務を行っていた場合、社員が退職しても、過去のやり取りや顧客とのつながりはすべてその社員の個人端末に残ったままとなります。
つまり、ユーザー自身が削除しない限りは会社側は対応ができません。

しかし、LINE WORKSであれば、アカウントの権限は会社側にあります。 退職時には管理者が退職者のアカウントを削除・停止することで、情報持ち出しを防止することができます。

もちろん、業務上のやり取りは会社側に保存されているため、後任への引き継ぎもスムーズかつ安全に可能です。

最後に、LINE WORKSとLINE連携による業務改善の事例を2つご紹介します。

高級輸入車を販売する株式会社ヤナセでは、店舗のセールススタッフ数千人から「LINE で連絡を希望されているお客様がいる」という意見が寄せられていたことから、LINE WORKSを導入しました。

お客様とのコミュニケーションの活性化はもちろん、各支店のスタッフ同士の業務連絡や、全社員への一斉伝達などにも利用されており、組織全体のコミュニケーションも促進されている状況です。

お客様とのLINEでの具体的なやりとりや効果については、ぜひ以下の記事をご覧ください。

また、婦人向けのファッションブランドを展開して全国に約300店舗を擁する株式会社レリアンでは、店舗からの電話やDMなどを歓迎されないお客様が増加していました。

そこでLINE WORKSを導入し、出店先の百貨店から承諾を得たうえでお客様のLINEと連携し、販促・接客を実践。売上の伸長、顧客満足度向上に貢献しました。

具体的な施策については、ぜひ以下の記事をご覧ください。

まとめ

LINEと連携できる唯一のビジネスチャットツールとして、LINE WORKSの活用の幅は広いと言えます。特にBtoC事業を展開する企業にとっては、業務効率化と売上向上の両面で非常に有効なツールになるでしょう。

セキュリティ対策を万全にしつつ、LINEとの連携を実現する外部トーク連携機能を活かしてください。

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導入時の設定はもちろん、導入後の社内問い合わせ対応や人事異動や組織変更に伴うアカウント情報の更新対応までトータルで支援し、管理者様が本来の業務に集中できる環境を作ります。
多くの企業に提供してきた実績あるコネクシオの知見を活かし、お客様のご要望に合わせた、最適なLINE WORKS運用・利用方法/設定値をご提案するので、気軽なご相談からぜひご連絡ください。

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