ビジネスチャットとは、業務利用を想定したチャットツールを指します。

個人利用向けの代表的なチャットツールとしてはLINEが挙げられますが、ビジネスチャットツールでは、業務利用を想定した機能が実装されていたり、個人利用向けのものと比べてより高いセキュリティレベルが実現していたり、あるいはチャットのログや履歴管理ができたり、といった特徴があります。

冒頭で官民問わないDXの推進がビジネスチャットの導入の要因だとお伝えしましたが、その動きを急速に加速させたのが、2020年以降の新型コロナウイルス禍と言えます。
新型コロナウイルス感染症の拡大によって、リモートワークによる就業スタイルを確立させる企業が急激に増加し、それに伴って遠隔での社内コミュニケーションの課題が噴出しました。
そのような背景が相まって、ビジネスチャットの導入が増加していると言えます。

よく「チャットではなくメールではダメなのか？」という質問があります。
たしかにメールは、導入コストや手間がかからないというメリットがあり、社内外のコミュニケーションを図るための重要なツールです。

ただし、メールは基本的に1対1のやりとりを前提に設計されたコミュニケーションツールであり、複数人によるN対Nの相互的なやり取りは不得手です。
またリアルタイムでのやりとりも苦手であり、緊急の事案であっても反応にタイムラグが発生しやすい点も、大きなデメリットであると考えられます。

続いては、ビジネスチャットを導入する場合の効果・メリットについてお伝えします。

ビジネスチャットを導入すると、組織内のメンバー同士のコミュニケーションが活性化します。

ビジネスチャットはプロジェクトや部署単位で情報共有しやすい仕組みであり、多くのツールでグループチャット機能が実装されているので、リアルタイムでのテキストコミュニケーションがしやすい仕様になっています。

また、明確な目的がないと送付へのハードルがある「メール」と比べると、ちょっとした会話でも気軽に投稿できる空気感があるので、堅苦しさが軽減され、よりハードル低く相手とコミュニケーションをとることができると言えます。

社内コミュニケーションが活性化することによって、メンバー同士の齟齬の発生確率も下がることから、業務効率化が実現し、生産性向上にもつながります。

またファイル・タスク管理機能が実装されているツールが多いので、TODO漏れの発生も防止でき、業務の手戻りや非効率解消にも寄与するでしょう。

Meta社による「メッセンジャー」のような個人用途のチャットツールをビジネス利用する場合、どうしても情報セキュリティリスクが高まります。

それに対してビジネスチャットツールは、私用での利用を基本的に想定しておらず、企業としても利用の制限を設けていることから、セキュリティリスクの軽減にも寄与すると言えるでしょう。

一方で、ビジネスチャットを導入する際には注意点もあります。

チャットツールではメッセージが流れていく可能性があるので、チャットグループの参加メンバーが重要なメッセージを見落とすリスクがあります。

よって、たとえば重要なメッセージは固定表示にするなど、見落としが発生しないような仕組み・ルールを作ることが大切です。

ビジネスチャットを導入する際には、相応の導入費用が必要となります。
上長から「メールで問題ないだろう」と言われる可能性もあるため、しっかりと導入の費用対効果を示す必要があります。

ビジネスチャットツールでは多様な運用方法が可能なので、意図しない軋轢などが発生しやすい側面もあります。
プライベート用途では利用しないことはもとより、メッセージへの反応に関する決め事や、既存ツールとの使い分けなどをしっかりと策定することが重要です。

世の中には多くのビジネスチャットツールがあります。どのようにツール選定を進めていけば良いのか、5つの視点をご紹介します。

まずは自社がビジネスチャットを導入する目的を明確にし、その上で、その目的に沿ったツールを選定しましょう。

たとえば高いセキュリティレベルを維持した社内コミュニケーションの向上が目的の場合に、セキュリティレベルの低いビジネスチャットツールを導入してしまったら、導入プロジェクト中にセキュリティ要件が合致せず、結果として導入が頓挫する可能性があります。

導入するビジネスチャットツールがクラウド型かオンプレミス型（以下、オンプレ型）かの確認も欠かさないようにしましょう。

オンプレ型とは、自社内にサーバー環境を構築してサービス展開するタイプのものです。社外での利用を前提とする場合にオンプレ型だと、著しく用途が限られてしまうので、事前に確認するようにしましょう。

ビジネスチャットでは企業に関する機密情報を扱うことも出てくるでしょう。よって、自社のセキュリティ要件に合致したセキュリティレベルを維持するツールを選定することが大切です。

当然ながら、コストの確認も重要です。一般的に機能が充実すればするほど、要するコストもまた増加します。自社にとって必要な機能の優先順位をたて、「どこまでの機能が必須なのか」を明確にした上で、コストと機能のバランスを見ながら選定を進めましょう。

最後に、実際に使うメンバーにとっての操作性も重要です。どんなにセキュリティレベルが高いビジネスチャットツールでも、操作性が悪いと、日々の業務の効率性が下がってしまう可能性があります。実際に使用するメンバーに事前に操作性を確認した上で選定を進めると良いでしょう。

最後に、多くの企業等で導入されているビジネスチャットツールを3つご紹介します。

もっとも多くの企業が導入しているビジネスチャットツールの一つが、米国のSlack Technologies社が提供する「Slack」でしょう。

1つのアカウントに対して複数の「ワークスペース」を作成することで、複数のグループでのプロジェクトを進めることができます。

また、2,000種類以上の外部機能との連携が可能なので、多様なITツールを運用している企業にとっては最適なビジネスチャットツールと言えます。

Microsoft社が提供するビジネスチャットツール「Teams」は、チャット機能のみならず、ビデオ通話機能やストレージ機能など、多様なビジネス用途の機能を有するプラットフォームとして、多くの企業が導入しています。

同社が提供する「Microsoft 365」の一機能として含まれているので、同サブスクリプションサービスを導入している企業であれば、そのままお使いいただけるでしょう。もちろん、Microsoft Teams単独で契約・利用することも可能です。 

LINE WORKSとは、LINEのようなユーザーインターフェースをもつビジネスチャットツールです。日本ではLINEの普及率が非常に高いので、導入作業はもちろん、メンバーへの普及も非常にハードル低く進めることができる点が、大きな特徴となっています。

またコミュニケーション用途だけでなく、日報やアンケートなど様々なシーンで活用できることから、ビジネス向けのアプリケーションとしてセキュリティ面でリスクの低い利用が可能となっています。

多くの企業が導入するビジネスチャットですが、最初のステップとして、導入の目的を明確にする必要があります。ここが決まらないことには、導入後の成果も曖昧になるでしょう。

導入の目的を明確にした上で、最適なツールを選定するようにしましょう。

コネクシオでは先述したLINE WORKSをはじめ、従業員コミュニケーションの活性化に向けた各種ソリューションを揃えているので、お悩みのある担当者様はぜひお気軽にご相談ください。