法人携帯をスマホに。社用スマホ導入時に抑えたい管理ルール策定のポイントや導入事例などまとめてご紹介
コロナ禍以降、テレワークの導入をはじめとする働き方改革が進み、法人携帯をフィーチャーフォン（通称：ガラケー）からスマホに変更する企業が増加しています。
法人携帯としてスマホを利用するメリットはたくさんあります。
本記事では、具体的にどんなメリットがあるのかを紹介した上で、導入時に必要な管理ルール策定のポイントや、社用スマホを含むモバイルデバイスを導入した企業の事例をまとめてご紹介します。
※法人携帯を持つこと自体についてのメリット・デメリットおよび注意点等については以下の記事で言及しています。
法人携帯をスマホ化するメリットとは
まずは法人携帯をスマホ化するメリットについて整理します。
働き方改革推進
法人携帯をスマホ化すると、会社として働き方改革の推進につながります。具体的には、テレワークやハイブリッドワークの推進につながるので、従業員にとっては選択肢が増えることになると言えます。
なお、ハイブリッドワークについては以下の記事をご参照ください。
業務効率化
法人携帯のスマホ化は、業務効率化にも貢献します。フィーチャーフォンだと自由なブラウザ操作やアプリ操作が難しいため、帰社して会社PCから業務対応をするケースが一般的でした。一方でスマホの場合は、画面上で必要なアプリを利用できるケースが圧倒的に多いため、その分業務効率化を実現することができると言えます。
経理業務のようなBOTech（バックオフィスとテクノロジーを掛け合わせた造語）のケースにおける法人スマホの業務効率化については以下の記事で言及しているので、併せてご確認ください。
社内コミュニケーション活性化
フィーチャーフォンに比べて、スマホはコミュニケーションをより円滑にする効果が見込めます。
たとえばスマホであれば、多様なビジネスチャットツールを導入し、リアルタイムに会話をしたり些細なことでも相談・連絡できたりするようになります。結果、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。
ビジネスチャットの活用については、以下の記事も併せてご参照ください。
セキュリティ管理の一括化
フィーチャーフォンに比べて、スマホの方がセキュリティ管理の一括化に向いています。
具体的には、MDM（モバイルデバイス管理：ビジネスで利用するスマートフォンやタブレットなどの端末を管理するシステムやツール、ソリューションのこと）を活用することで、BYODも含めた端末およびセキュリティの管理をワンストップで実現しやすくなります。
ちなみにBYODに付随して、個人スマホと会社スマホ、それぞれのメリット等については以下の記事をご参照ください。
クラウドPBXとの併用でコスト削減が可能
クラウドPBXによるスマホ内線化によって、場所を選ばない電話応対や、ビジネスフォンの廃止、PBXの移動や電話回線の工事の不要化といったメリットを享受することができます。
法人携帯をフィーチャーフォンからスマホに変更し、クラウドPBXと併用することで、コスト削減効果を見込むこともできます。
詳細は以下の記事をご覧ください。
法人携帯導入時に必要な管理ルール
ここで、会社としてスマホを導入する際に必要な準備やルールについて見ていきましょう。
法人携帯 導入前の準備
スマホを導入する際には、管理ルール策定や、セキュリティ対応、コストの算出等の準備が必要です。詳細は以下の記事をご確認ください。
法人携帯の管理ルール策定が必要な理由は？
導入前の準備の中でも、法人携帯の管理ルール策定は非常に大切なステップです。
たとえば従業員が法人携帯を私物化してしまうと、コスト面およびセキュリティ面のリスクが飛躍的に高まります。フィーチャーフォンと違ってスマホの場合は、法人携帯で簡単に動画サイトを利用したりプライベートな通話をしたりできてしまいます。そうなると、業務とは無関係の通信費が膨れ上がってしまいます。
従業員一人ひとりに対策や判断を任せるのではなく、あらかじめ企業側が明確な管理ルールを策定し、私物化によるトラブルリスクを軽減させる必要があります。
ルール策定に盛り込むべきポイントと注意点
これに対する具体的なルール案は以下のとおりです。
● 私的利用の禁止
● セキュリティ対策の徹底
● 利用状況の確認
● 紛失などトラブルがあった際の対応
もちろん、実務とかけ離れた内容になっていないかの確認や、部署間や個人間で不公平な内容になっていないかの確認、定期的な見直しとブラッシュアップの実施、従業員に対するルールを守ってもらう意識の醸成育成など、ルール策定に付随する注意点もあります。
詳細については、以下の記事をご参照ください。
BYODのメリット・デメリット
法人携帯にまつわる制度として、BYOD（Bring Your Own Device）が考えられます。BYODとは、個人が所有する各種デバイスを業務用途で活用することを示す言葉です。
BYODのメリット・デメリットについては、以下の記事をご参照ください。
法人スマホに対して行うべきセキュリティ対策
法人携帯をスマホに切り替えるとなった際に大切なことは、セキュリティ対策の実施です。
スマホのセキュリティ対策を行わないリスクは？
スマホのセキュリティ対策を行わないと、以下のようなリスクが潜在的にあることになります。
● 社内ネットワークにウイルスが侵入するリスク
● 第三者にデータを見られる・盗まれるリスク
● 従業員による不正利用のリスク
● 端末の紛失・盗難のリスク
スマホに対して行うべきセキュリティ対策は？
これに対して、以下のセキュリティ対策が考えられます。
● データのバックアップ取得
● ウイルス対策ソフトの導入
● MDMの導入
● 従業員へのセキュリティ教育
それぞれのリスクとセキュリティ対策の詳細については、以下の記事をご参照ください。
なお、MDMの導入に関連して、社用スマホを管理するにあたってのおすすめのMDMツール等については、以下の記事もご参照ください。
法人スマホの導入・管理の課題
ここまでお伝えしたとおり、法人携帯のスマホ化にはさまざまなメリットがあります。一方で、導入にあたって管理者・担当者には困りごとも発生します。ここでは、法人スマホの導入・管理の課題をお伝えします。
スマホ端末調達の課題
スマホは身近なデバイスではありますが、端末そのものが高価であり、また近年の世界的な半導体不足によって端末の入手も困難な状況が続いています。
このように調達自体にもハードルがあることから、新品のものを導入するのではなく、中古端末やレンタルも利用するのも良いでしょう。
キッティングの課題
スマホを従業員が利用するまでに、管理者としてはキッティングを行う必要があります。もしも端末の設定をどのようにするかを管理者が判断できない場合、または多数の端末の設定が社内リソースでは間に合わない場合は、設定内容にも知見を持ち、キッティングを代行するサービスもあるので、それらを検討するのもありでしょう。
問い合わせ対応の課題
法人携帯をスマホにすることで従業員の利便性は上がりますが、管理担当者には問い合わせが集中し、業務がひっ迫する可能性があります。問い合わせヘルプデスクを代行するサービスもあるので、あまりにも問い合わせ対応工数が膨れ上がっている場合はそれらの利用も検討してみると良いでしょう。
コネクシオ株式会社では、「マネージドモバイルサービス」「スマートサポートパッケージ（SSP）」の2種類の法人携帯の運用サービスをご用意しています。
マネージドモバイルサービス」は端末導入のコンサルティングからキッティング・配布、故障・紛失の対応や問い合わせまで、広範囲でワンストップで承ります。
比較的台数が多い企業や、独自のご要望がある企業にお勧めです。
一方、「SSP（スマートサポートパッケージ）」はコンサルティング不要でiPhone・iPadの問い合わせや故障紛失対応を基本月額300円/台（税抜）から利用できます。初期費用も不要です。
限定範囲の運用委託を、スピーディに導入したい企業にお勧めです。
スマホを含むモバイルデバイスの導入事例
最後に、スマホを含めたモバイルデバイスを導入して成果を出した事例を6件ご紹介します。各事例の詳細については、リンク先の記事をご参照ください。
▶︎アステラス製薬株式会社様のモバイル活用によるコミュニケーション活性化
▶︎JKホールディングス株式会社様のモバイル導入による働き方改革
▶︎株式会社ヤナセ様のワンストップの社用スマホ導入事例
▶︎日本カーソリューションズ株式会社様のマネージドモバイルサービス導入事例
▶︎NTTアドバンステクノロジ株式会社様の業務用スマートフォンの導入・運用事例
▶︎テレビ朝日映像株式会社様の競合他社に先駆けたスマートフォン導入事例
まとめ
ここまでお伝えしたとおり、法人携帯をスマホへと切り替えるメリットは多くあります。
もちろん、導入を進める際に一定のルールやセキュリティ面の考慮が必要ではあるものの、導入事例からもお分かりのとおり、業務効率化や働き方改革に直接的に結びつくケースも多いと言えます。
法人携帯・モバイルデバイスの導入から運用支援については、ぜひコネクシオまでお気軽にご相談ください。
なお、コネクシオによる企業のモバイル端末の導入・運用を支援するマネージドモバイルサービスやそのガイドブックについては、以下のURLをチェックしてみてください。
