LINE WORKSのカンタン導入3ステップ
トライアル利用含めて実際に活用するとなったら、システムの導入です。ここでは、管理者アカウントとして初期設定を進めたのちに、メンバーアカウントとしてLINE WORKSに参加してログインする前のステップを3つに分けて説明します。
LINE WORKSの開設【管理者作業】
まずはLINE WORKSの開設を進めましょう。事前に利用できるデバイスを確認した上で、アプリをダウンロード。画面上の指示に従ってアカウントの開設作業を進めます。
プランとしては、最初はフリープランで問題ないでしょう。フリープランでは使いたい機能が使えない、ということであれば、後からでもプラン内容を有料に切り替えることができます。
企業/団体の職種選択や名刺の情報を読み込むことで、そのまま開設が完了します。
メンバーの追加・招待【管理者作業】
アカウントが開設できたら、早速利用してもらいたいメンバーを追加します。
メンバー追加方法は3つ、管理者が名前・IDを個別に設定する方法と、管理者が名前・IDを一括で設定する方法、それから招待リンクもしくはコードを送ってメンバーから加入してもらう方法があります。
画面右下の「・・・」をタップして「新規メンバー招待」から、進めやすい方法でメンバーを追加していきましょう。
自社のLINE WORKSへ参加してログイン【メンバー操作】
管理者からLINE・メール・SNS等から招待メッセージを受信したり、QRコードから招待してもらったら、そのまま「メンバーとして加入する」作業を進めます。このタイミングでLINE WORKSアプリがインストールされていない場合は、アプリダウンロード画面に遷移します。
メンバー登録の方法としては2つ、携帯電話番号による登録と、ID/パスワードの設定による登録です。いずれかの方法で登録作業が完了したら、管理者による承認をもって参加完了となります。
以上の3ステップで、LINE WORKSを始めることができます。
管理者が知っておくべき便利機能
メンバーアカウントと違い、管理者アカウントではセキュリティや集計作業など、専用に実装された機能を活用してマネジメント効率を上げることができます。ここでは代表的な管理者向け機能について5つご紹介します。
管理とセキュリティ関連機能
スマホの盗難や紛失時におけるリモートコントロールによるデータ削除や、端末へのファイルの保存制限、さらにはデバイスごとのログイン制限など、充実したセキュリティ機能を備えています。
統計機能
アクティブメンバー数やインストール状況、各サービスにおける機能の利用状況等を確認することができます。
モニタリング機能
メンバーアカウントのトークやメール、Drive利用に関するポリシーを設定し、日時、作業内容、IPアドレス、送受信者等の条件で検索してログを確認することができます。
外部サービスとの連携
LINE WORKSでは100種類以上の外部サービスとシステム連携できます。勤怠管理サービス連携からセキュリティシステム連携まで、様々な業務効率化および売上向上に向けたサービスを連携できます。
外部サービスとの連携については以下の記事もご覧ください。
LINEとの連携
繰り返しになりますが、LINE WORKSでは外部トーク連携機能を使ってLINEとの連携も可能です。こちらについては以下の記事もご覧ください。
社内で運用を推進するためのポイント
あらゆるシステムと同様で、LINE WORKSも導入しておしまいではありません。実際に社内で積極的に活用してもらうことで、費用対効果が上がることになります。
ここでは社内での運用を推進するためのポイントとして2点お伝えします。
利用デバイスを決める
LINE WORKSは一般的なスマホであれば利用することができます。よって、会社が用意するモバイル機器以外に、個人のスマホ等であっても利用することができます。
ここで、会社として利用できるデバイスを明確に定める必要があります。
もしも意図しない形で私用のモバイル機器にLINE WORKSがインストールされて利用しているとしたら、シャドーITということになるので、セキュリティ事故のリスクが高まると言えます。
個人の私用モバイル機器を業務で使う場合は、BYOD（Bring Your Own Device）として会社でしっかりと端末管理をして運用する必要があります。
この辺りの利用デバイスのルールを定めることが、安全・安心に社内のLINE WORKS運用を推進するためのポイントです。
運用ルールの策定
今お伝えした利用デバイス以外にも、社内外でのLINE WORKSの利用ルールを定めることは大切です。
たとえば、業務時間外は通知をOFFにして画面を起動しないようにするなどの労務管理に鑑みたものから、定型の業務連絡に対しては特別な内容でない限りスタンプなどの返信はしないといった日々のオペレーションを考慮したものまで、様々なレイヤーのルールが存在しうるでしょう。
どのような内容を策定すれば従業員が気持ちよく働くことができるのかを考えながら、運用ルールを設計していきましょう。
初期導入を管理者様に代わって代行が可能
今回はLINE WORKSの始め方について解説しました。
本記事では概要をご説明しましたが、細かい運用設計については、やはり百戦錬磨のプロが対応するに越したことはありません。
コネクシオでは初期導入支援パックを提供しており、忙しい管理者の方に代わって、LINE WORKS初期導入時の設定を代行しております。
多くの企業に提供してきた実績あるコネクシオの知見を活かし、お客様のご要望に合わせた、最適なLINE WORKS運用・利用方法/設定値をご提案するので、気軽なご相談からぜひご連絡ください。
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